Tipps zum Einrichten von Videokonferenzen für bessere Besprechungen

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Videokonferenzen sind wichtig, aber oft kompliziert.Häufige Fragen sind:

“Was ist die ideale Raumkonfiguration?” oder “Was soll ich in meiner Firma verwenden?”

Es ist schwer zu wissen, was richtig ist!

Eine Sache, die ich weiß, ist, dass trotz der Optionen die Einfachheit immer gewinnt. Und damit gibt es ein gängiges Videokonferenz-Setup, das ich niemals empfehlen werde.

Bereit?

Videokonferenz: Tools, Tipps, Informationen

Sie sollten Ihren Besprechungsraum niemals mit einem eigenständigen Computer im Zimmer einrichten. Es ist schwer zu bedienen, leicht durcheinander zu bringen und verlangsamt den Beginn jedes Meetings.

Woher weiß ich, dass dieses Setup das schlechteste ist?

Weil wir ein halbes Jahr bei Preisluchs damit gelebt haben. In unserem Zimmer hatten wir einen Intel Nuc (einen Mini-PC), der an eine Meeting Owl und einen TV-Monitor angeschlossen war.

Wenn Menschen diese Art der Einrichtung in Betracht ziehen, besteht die Absicht darin, zwei Dinge zu lösen: Einfachheit und Konsistenz . Das erste ist ein Plädoyer für weniger Systeme, weniger Kabel und weniger Abonnements. Das zweite ist der Wunsch, in allen Räumen die gleiche einfache Einrichtung zu haben.

Es ist jedoch alles eine schreckliche Falle. Das Hinzufügen eines In-Room-Computers zu Ihrem Setup mag zwar einfach erscheinen, erhöht jedoch die Komplexität.

Willst du sehen wie? Lassen Sie uns die Herausforderungen bei der Verwendung eines eigenständigen Computers im Zimmer aufschlüsseln.

 

Herausforderungen beim Einrichten von Videokonferenzen

1. Es ist ein Kampf, den Computer im Zimmer zu kontrollieren.

Was viele Leute vergessen, wenn sie einem Besprechungsraum einen Computer im Zimmer hinzufügen, ist, dass Sie eine Maus und eine Tastatur benötigen, um ihn zu verwenden. Und damit es nützlich ist, sollte es immer auf Ihrem Konferenztisch stehen.

Es sind jedoch selten Computer im Zimmer installiert, die auf dem Konferenztisch sitzen. Im Allgemeinen wird es hinter dem Monitor im Raum montiert oder seitlich in einer Konsole versteckt.

Dies bedeutet, dass Sie, wenn Tastatur und Maus alle verkabelt sind, Kabel benötigen, die lang genug sind, um den Computer im Zimmer zu erreichen. Huch! Viele wenden sich an nicht verdrahtete Bluetooth-Lösungen, um zu helfen, aber dann müssen Sie sich mit leeren Batterien, Ladegeräten in der Nähe und dem Erinnern der Leute befassen, die Geräte anzuschließen, wenn sie mit ihren Besprechungen fertig sind.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch die TV-, Video- und Audiogeräte an den Computer im Zimmer anschließen müssen. Kombinieren Sie all diese Herausforderungen und Sie haben mehrere mögliche Fehlerpunkte im Raum.

 

2. Sie verschwenden zu Beginn jedes Meetings Zeit.

Mehr als 50% der Videokonferenzbenutzer verschwenden fast 10 Minuten pro Besprechung mit der Einrichtung von Besprechungen . Es gibt zwei Szenarien, die sich abspielen.

Szenario 1: Wenn jemand eine Besprechung plant, sendet die Person häufig eine Kalendereinladung mit einem Link, um an dem Videoanruf teilzunehmen. Wenn der Organisator der Besprechung den Konferenzraum erreicht, muss er auf den Link auf dem Computer im Raum zugreifen. Dies beinhaltet wahrscheinlich die Anmeldung in ihrem Kalender oder auf der Videokonferenzplattform.

Szenario 2: Vielleicht hat eine Gruppe von Personen ein spontanes Meeting und daher gibt es keine Kalendereinladung. Das bedeutet auch, dass noch keine Videokonferenzverbindung eingerichtet wurde. Jetzt muss sich der Organisator der Besprechung bei der Videokonferenzplattform auf dem Computer im Zimmer anmelden, um eine Videokonferenz zu starten. Anschließend müssen die Besprechungsinformationen abgerufen und an die Remote-Personen gesendet werden. Dies erfordert entweder die Anmeldung bei der Unternehmens-Chat-Plattform auf dem Computer im Zimmer oder das Kopieren der Besprechungs-ID vom Computer im Zimmer auf den PC und das Senden an die Remote-Person. Was für ein Chaos.

In beiden Fällen hat der Organisator der Besprechung gerade 10 Minuten damit verbracht, sich an seine Passwörter zu erinnern und die Zugangscodes für die Besprechung mitzuteilen.

 

3. Das Teilen von Inhalten auf dem Bildschirm ist mühsam.

Sobald die Besprechung endgültig eingerichtet ist und sich sowohl die Remote- als auch die lokalen Teilnehmer sehen und hören können, muss der Organisator der Besprechung herausfinden, wie alle erforderlichen Inhalte (Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Arbeitsdokumente) für alle Teilnehmer der Besprechung sichtbar gemacht werden können.

Wenn Ihr Team ein Dateifreigabesystem verwendet, das mit Ihrem Kalendersystem identisch ist, z. B. Google Kalender und Drive, sind Sie höchstwahrscheinlich aufgrund der vorherigen Einrichtungsschritte bereits angemeldet. Ist dies jedoch nicht der Fall, muss sich Ihr Besprechungsorganisator bei einem anderen System auf dem Computer im Zimmer anmelden.

Eine alternative Problemumgehung erfordert, dass Sie Ihren Laptop zur Besprechung mitbringen. In diesem Fall kann die präsentierende Person von ihrem Laptop (sowie vom Computer im Zimmer) an der Besprechung teilnehmen und dann den Inhalt auf ihrem Bildschirm für alle Teilnehmer der Besprechung freigeben. Das größte Risiko besteht darin, dass zwei Computer in derselben Besprechung im selben Raum angemeldet sind und der Laptop nicht stummgeschaltet ist. Möglicherweise erhalten Sie ein oder zwei Minuten lang ein schönes ohrenbetäubendes Audio-Kreischen.

Die letzte Alternative besteht darin, dass jeder das Dokument auf seinem eigenen Laptop betrachtet und die Videoplattform nur zum gegenseitigen Sehen und Hören verwendet. Dies funktioniert, erhöht aber wahrscheinlich das Multitasking, da jeder seinen Computer geöffnet und vor sich hat.

 

4. Es gefährdet die sicheren Informationen der Mitarbeiter.

Das Letzte, was berücksichtigt werden muss, sind die Auswirkungen dieser Art der Einrichtung auf die Sicherheit. Es gibt zwei mögliche Fehlermodi. Erstens besteht das Risiko, dass sich die Person nicht daran erinnert, sich abzumelden, wenn sie den Raum verlässt, da sich Personen im Büro an öffentlichen Computern anmelden. Dies bedeutet, dass ihre E-Mails, Kalender, Dateisysteme und Chat-Systeme jetzt für das gesamte Unternehmen oder jeden zugänglich sind, der den Raum betritt.

Die Sicherheit ist ebenfalls gefährdet, da Mitarbeiter mit dieser Einrichtung wahrscheinlich ihre Kennwörter vereinfachen und systemübergreifend dasselbe verwenden. Dies geschieht mit der Absicht, die Schwierigkeit der Anmeldung zu verringern.

Ein Corporate Single Sign-On-System kann einige dieser Probleme lösen, aber das ist definitiv keine einfache Lösung!

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Last update was on: August 11, 2020 12:57 pm

Das beste Setup für Videokonferenzen

Also, was ist die Antwort? Hier ist, worauf wir umgestellt haben.

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie in Ihrem Konferenzraum ankommen und einfach einen Knopf drücken, um das Meeting zu beginnen. Große Verbesserung der oben genannten Szenarien, oder?

Wie haben wir das gemacht?

Wir haben unseren Konferenzraum zu einem Zoomraum ausgebaut . Es integriert den Computer im Zimmer in unseren Kalender- und Videokonferenzdienst. Wenn wir jetzt im Raum sind, können wir auf eine Schaltfläche klicken, um das Meeting zu starten. Wir brauchen keine Maus, Tastatur oder Logins. Das spart uns Zeit und wir werden zu Beginn des Meetings nicht abgelenkt, sodass wir uns auf das Gespräch konzentrieren können.

Jetzt erledigt der Computer im Zimmer die Aufgabe, das Meeting auszuführen, und wir haben eine Schnittstelle, die es nützlich macht. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Google Kalender oder Outlook verwenden, sind Zoom-Räume möglicherweise auch für Sie geeignet.

Wenn eine integrierte Lösung nicht möglich ist, möchten Sie möglicherweise überhaupt keinen Computer im Zimmer verwenden. Richten Sie stattdessen einen Fernseher ein und lassen Sie die Mitarbeiter von ihren Laptops aus Besprechungen abhalten. Nicht ganz so einfach, aber zumindest alle Steuerelemente, die Sie benötigen, sind immer zur Hand.

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